Há um velho provérbio sul-africano que diz: “Quando você quiser comer um elefante que está no seu caminho, faça-o fatia por fatia”. Em outras palavras, a melhor forma de resolver um problema grande é atacá-lo um pouco de cada vez.
Essa é a ideia por trás da Semana Kaizen – um exercício realizado pela Pirelli todos os meses em suas 19 fábricas. O objetivo é lidar com questões estratégicas como gargalos de fluxo e problemas de qualidade dividindo o problema em itens operacionais menores com maior probabilidade de serem resolvidos de forma bem-sucedida.
Uma cultura de “histórias de sucesso”, todas juntas
A Pirelli sabe que manter uma semana bem-sucedida é mais importante do que a escala do problema. Se o problema selecionado for grande demais, a equipe pode fracassar. Por isso, é mais importante garantir uma sucessão de pequenas “histórias de sucesso”, uma após a outra, envolvendo todos os operadores e funções de apoio. A meta é inspirar a motivação e o comprometimento das pessoas.
“Todos querem ter sucesso, e desse modo visamos uma probabilidade maior de que os funcionários queiram participar no futuro”, diz Hervé Ghesquières, que supervisiona os projetos Kaizen na Pirelli como parte de sua função como chefe da engenharia industrial e do Pirelli Manufacturing System (PMS). “Quanto mais disseminamos o método e obtemos a aprovação das pessoas, mais rapidamente se cumprem as tarefas e mais problemas podemos solucionar por vez”.
A Pirelli começou as Semanas Kaizen em 2012. Elas se revelaram tão bem-sucedidas para melhorar a eficiência e motivar os funcionários que a empresa quer realizá-las mais vezes. “É como tocar um instrumento musical – precisa praticar se quiser tocá-lo bem”, diz Ghesquières.
A abordagem Kaizen
Kaizen é uma palavra que significa algo como “melhoria contínua”. O conceito foi usado com bastante êxito por fabricantes japonesas como a Toyota nos anos 1980 e é considerado uma das bases importantes do sucesso do país no mercado internacional. Agora, esse conceito se tornou uma abordagem comercial internacionalmente reconhecida que vem sendo utilizada por empresas - de indústrias a bancos - e o setor público, para ficarem mais leves e mais produtivas.
Você não precisa ser um perito para participar da Semana Kaizen. Os funcionários geralmente sabem mais sobre suas próprias funções do que os administradores, mas também tem de se preparar direitinho. Na elaboração de cada Semana Kaizen, a equipe de Engenharia Industrial da Pirelli trabalha para identificar uma questão específica que requerer atenção e estabelecer a equipe que tentará solucioná-la.
Preparação cuidadosa
Cada Semana Kaizen normalmente envolve uns 15 funcionários de um quadro de cerca de 1.500. Tirar os operadores do chão de fábrica pode trazer dores de cabeça, mas a eficiência gerada pelos resultados compensa qualquer interrupção, diz Ghesquières.
Estes projetos curtos e intensos reúnem pequenas equipes da produção, da qualidade, da manutenção e de outras seções de uma fábrica para encontrar maneiras de trabalhar com mais eficiência. Às vezes, equipes de diferentes países atuam juntas em um problema similar a fim de comparar as melhores práticas. Isso possibilita mais fertilização cruzada entre os funcionários e comparações entre as fábricas, produzindo resultados notáveis. Claramente há mais ideias em 10 cabeças do que em apenas uma.
As Semanas Kaizen normalmente começam com uma visita do gerente da fábrica e com um ou dois jogos criados para aquecer a equipe Kaizen. Se a princípio os participantes se juntam em grupos de homens, mulheres, técnicos ou engenheiros, perto da metade do exercício eles já começam a colaborar entre si. Ao final, estão geralmente se encontrando fora do trabalho. Afinal, a Semana Kaizen envolve lidar com as pessoas que constituem uma empresa que produz 80 milhões de pneus do segmento premium por ano para clientes com bom discernimento.
Celebrando o sucesso coletivo
A abordagem toda enfatiza o senso de equipe. Trata-se de reconhecer os esforços das pessoas e de celebrar o sucesso coletivo em vez do sucesso individual, o que é visto como fundamental para alcançar um maior aperfeiçoamento. Essa é a chave para a filosofia industrial da Pirelli, totalmente relacionada à resolução conjunta de problemas.
Assim, ao término da semana, a Pirelli celebra os êxitos com fotos, apresentações e reconhecimento público – os funcionários recebem a oportunidade de mostrar a seus gerentes o que realizaram.
A Pirelli incentiva uma abordagem de “aprender fazendo” ou “try-storming”. Significa tentar algo em vez analisar demais. Implementar 80 por cento de uma solução é melhor do que se empenhar em busca da perfeição.
Mais do que apenas uma semana
Assim que a Semana Kaizen se encerra, os treinadores da Pirelli atualizam os procedimentos operacionais e normas da empresa. Mais tarde, os “camisas verdes” da Pirelli – peritos desenvolvidos na empresa e líderes naturais tirados do chão de fábrica para treinar outros – treinarão os funcionários e acompanharão os ganhos obtidos.
Com até 3 mil funcionários participando todos os anos, seria fácil pensar que a Pirelli vai acabar perdendo o ímpeto para eventos desse tipo. Improvável. As Semanas Kaizen representam um quarto de todas as economias com eficiência geradas pelas fábricas, e a inovação é um processo constante na empresa. Como diz Ghesquières, “o aperfeiçoamento não acaba”.
