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Smart working,
ecco come affrontarlo

I consigli di Massimo Miglioretti, professore associato di psicologia del lavoro e delle organizzazioni, Direttore del Bicocca Center for Applied Psychology, del Dipartimento di Psicologia, Università di Milano-Bicocca

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Cosa cambia per il lavoratore in questo lungo periodo di smart working?

Cambiano molte cose in particolare nel momento in cui si prolungano i tempi e vengono a mancare alcune ritualità. Dall’abito, come non mettere tutti i giorni la giacca e la cravatta o il tailleur, all’orario, poiché sembra di vivere in un tempo indistinto. Mancano la scrivania e i ritmi precisi. In verità però bisogna dire che oggi non siamo in una vera situazione di smart working, perché questo prevede l’alternanza tra casa e ufficio: è più giusto parlare di uno smart working forzato, di emergenza.

E ci sono dei rischi?

Il principale è che magari chi apprezza il vero smart working dopo una abbuffata così voglia andare solo in ufficio e chi non lo hai mai sperimentato pensi che sia una mostruosità. Oggi mancano due componenti fontamentali dello smart working: la leadership e gli obiettivi. Si sta navigando a vista ed è saltata la progettualità. Molti lavoratori si possono sentire isolati e le videoconferenze non risolvono il problema.

E per l’azienda cosa cambia?

L’azienda cerca di limitare i danni ed è un buon momento per capire le capacità di rendimento dei propri manager e dei propri lavoratori messi sotto stress. Un cambiamento importante riguarda poi l’impossibilità di affrontare una crisi in modo informale. Mi spiego meglio: quante volte abbiamo risolto un problema per la nostra azienda davanti alla macchinetta del caffè, in un corridoio o in una pausa pranzo? Ecco queste situazioni vengono meno con lo smart working forzato e gli strumenti di comunicazione per quanto avanzati, ingessano le discussioni.

Cosa deve fare un buon capo per gestire il proprio gruppo in smart working?

Dare feedback e obiettivi, poche consegne, poco controllo e lasciare spazio e autonomia senza pretendere di voler organizzare il deskstop degli altri, lasciando che ciascuno organizzi il proprio. Servono gli obiettivi non creare un calendario, ognuno se lo deve creare da sé con ampi spazi di discrezionalità. Non deve essere un telelavoro, anche perché il telelavoro è fallito. Questo deve essere un campanello di allarme importante per chi vuole gestire questo tempo.

Come si deve organizzare il lavoro a casa?

Il lavoratore deve darsi dei ritmi e dei tempi e dei luoghi per lavorare. Si deve creare uno spazio dedicato. Purtroppo però le nostre case non sono adeguate per un uso simile, in particolare quando sono abitate da tutti i membri della famiglia. Serve allora una pianificazione per tutti, attenta e settimanale. E’ difficile farla però perché non tutti sono abituati e in ufficio in genere c’è chi la fa per tutti. Questa situazione è una forte spinta all’autonomia lavorativa.

Questa commistione fa sì che il lavoro entri anche nei rapporti familiari: è un bene o un male?

Da un lato è positivo, si crea una certa mescolanza e si condivide molto di più. Ciò può essere un bene, anche se su certe tematiche è importante creare uno spazio solo lavorativo e mantenerlo privato. Perché noi, quando lavoriamo, siamo abituati a un certo tono di problemi che è preferibile che i nostri figli non sentano per non farli preoccupare. Per certe call servono le cuffie: una cosa è raccontare ai figli o alle mogli e ai mariti le discussioni di lavoro, un’altra cosa è farle sentire in diretta. I bambini possono venire terrorizzati, questo aspetto merita attenzione. Se si sente parlare di perdite di bilancio, per esempio, i figli possono pensare che il lavoro di papà o mamma sia a rischio. Gli spazi di lavoro non servono solo per concentrarsi, ma anche per creare distanza emotiva. Così come è bene che i genitori non assistano all’interrogazione dei figli online, allo stesso tempo i figli è bene che non partecipino alle riunioni di lavoro dei genitori.

Come si deve impostare lo smart working per non farsi travolgere?

Bisogna avere progettualtà. Uno delle caratteristiche dello smart working è lavorare per obiettivi anche di medio termine e avere un sistema di feedback. E’ importante impostare un sistema per cui i responsabili trovino il momento di verificare il procedere delle attività e far sentire la loro vicinanza, senza voler organizzare tutto.

E il tempo come va gestito, visto che le riunioni iniziano alla mattina e finiscono alla sera?

La soluzione è pianificarsi la giornata e creare momenti di incontro con i colleghi. Una buona cosa è stimolare i colleghi a scambiarsi quattro chiacchiere al di fuori delle call di lavoro. Alcuni si telefonano prima di pranzo e si augurano il buon appetito, è una stupidaggine ma neanche poi tanto perché non è altro che il bisogno di tenere legami. Se prima si andava insieme a prendere l’aperitivo, ora tutto diventa virtuale.

Bisogna mantenere i piccoli riti quotidiani con gli altri e forse anche per se stessi?

Certo, per gli uomini per esempio farsi la barba e per le donne curarsi la pettinatura. Questi aspetti combattono una parte della depressione, ma non influiscono sugli aspetti relazionali. Con gli altri potrebbe essere utile contattarsi anche per vedere un film insieme, riuscire a coltivare delle relazioni è fondamentale. Ci si può consigliare libri e film a vicenda e in certi momenti ci sta pure provare noia. Se prima il nostro collega era anche colui a cui si confidavano problemi e preoccupazioni lavorative, è bene trovare il modo per continuare a farlo anche ora!

Condividere la propria intimità domestica, dal vestito di casa ai quadri appesi alla parete, cambierà qualcosa nel rapporto tra colleghi?

In questo momento è difficile avere call aggressive, i toni sono mediamente più pacati, più collaborativi che durante il normale svolgimento lavorativo. Difficilmente qualcuno si presenta in call in giacca e cravatta. C’è una maggiore informalità nelle videoconferenze questo è dettato dal momento e dal bisogno di condividere, di avere delle relazioni. Anche far vedere i quadri dietro di sé è un bisogno di comunicare. Quanto rimarrà dopo, invece, dipende dalla profondità degli scambi relazionali. 

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